Charges fixes
Gérez vos charges récurrentes et automatisez le suivi de vos dépenses fixes mensuelles : loyers, abonnements, salaires et charges sociales.
Vue d'ensemble
Les charges fixes sont des dépenses qui reviennent régulièrement à intervalle constant. Le module de gestion vous permet de :
- Créer des dépenses récurrentes automatiques
- Définir la fréquence (mensuel, trimestriel, annuel)
- Recevoir des alertes avant échéance
- Suivre l'historique des paiements
- Analyser vos charges fixes totales
Types de charges fixes
Locaux et immobilier
- Loyer de bureau ou local commercial
- Charges de copropriété
- Assurance des locaux
- Taxe foncière
Abonnements
- Logiciels et services SaaS
- Internet et téléphonie
- Hébergement web et cloud
- Outils professionnels
Masse salariale
- Salaires mensuels
- Charges sociales patronales
- Primes régulières
- Mutuelle d'entreprise
Services financiers
- Frais bancaires
- Assurances professionnelles
- Expert-comptable
- Remboursements d'emprunts
Créer une charge fixe
Accédez au module
Allez dans le menu Charges fixes
Nouvelle charge fixe
Cliquez sur Ajouter une charge fixe
Remplissez les informations
Complétez le formulaire avec les détails de la charge :
- Nom : Ex: "Loyer bureau", "Abonnement Slack"
- Montant HT : Montant hors taxe
- Taux de TVA : Calcul automatique du TTC
- Catégorie : Type de charge pour l'organisation
- Fournisseur : Nom du fournisseur ou bénéficiaire
- Fréquence : Mensuel, trimestriel, annuel
- Date de début : Date du premier paiement
- Jour du mois : Ex: le 1, le 5, le 15...
Configurez les alertes
Activez les notifications par email X jours avant l'échéance
Validez
La charge sera automatiquement créée chaque mois à la date définie
Fréquences disponibles
Mensuel
Chaque mois à la date choisie
Trimestriel
Tous les 3 mois
Annuel
Une fois par an
Génération automatique
Le système génère automatiquement les factures fournisseurs selon la fréquence définie :
Fonctionnement
- Création automatique : Chaque facture est créée 7 jours avant la date d'échéance
- Notification : Vous recevez un email de rappel
- Pré-remplissage : Toutes les informations sont déjà saisies
- Échéancier : La facture apparaît dans votre liste de paiements à venir
Automatisation complète
Une fois configurée, la charge fixe génère automatiquement les factures chaque mois. Vous n'avez plus qu'à valider le paiement lorsqu'il est effectué.
Gérer les variations
Certaines charges fixes peuvent varier d'un mois à l'autre :
Modifier une occurrence
- Allez dans l'échéancier des factures fournisseurs
- Trouvez la facture générée automatiquement
- Cliquez sur Modifier
- Ajustez le montant si nécessaire
- Cette modification n'affecte que cette occurrence, pas les futures
Mettre à jour le montant récurrent
- Retournez dans Charges fixes
- Sélectionnez la charge à modifier
- Cliquez sur Modifier
- Changez le montant
- Choisissez si l'ajustement s'applique :
- À partir de maintenant (futures occurrences)
- Rétroactivement (toutes les occurrences non payées)
Suspendre ou arrêter une charge
Suspendre temporairement
Utile pour les abonnements mis en pause :
- Ouvrez la charge fixe
- Cliquez sur Suspendre
- Définissez la période de suspension (du... au...)
- Aucune facture ne sera générée pendant cette période
- La génération reprendra automatiquement après
Arrêter définitivement
Pour les abonnements résiliés ou charges qui ne sont plus d'actualité :
- Sélectionnez la charge
- Cliquez sur Arrêter
- Définissez la date de fin
- Les factures déjà générées restent dans l'échéancier
- Aucune nouvelle facture ne sera créée
Historique préservé
Lorsque vous suspendez ou arrêtez une charge fixe, tout l'historique des paiements passés est conservé pour votre comptabilité et vos analyses.
Suivi et tableau de bord
Le module de charges fixes propose plusieurs vues pour suivre vos dépenses :
Vue d'ensemble
- Total mensuel : Somme de toutes vos charges fixes mensuelles
- Total annuel : Projection sur 12 mois
- Répartition par catégorie : Graphique circulaire
- Évolution : Graphique d'évolution des charges dans le temps
Prochaines échéances
Un calendrier affiche toutes les charges à venir pour les 3 prochains mois :
Loyer bureau - 1er du mois
Dans 5 jours
1 200,00 €
Abonnement internet - 5 du mois
Dans 9 jours
49,90 €
Alertes et notifications
Configurer les rappels
Pour chaque charge fixe, vous pouvez paramétrer :
- Délai d'alerte : 3, 5, 7, 10 ou 15 jours avant échéance
- Notification email : Envoi automatique par mail
- Notification dans l'application : Badge de notification
Types de notifications
Export et analyse
Exporter la liste des charges
- Allez dans Charges fixes
- Cliquez sur Exporter
- Choisissez le format (Excel, CSV, PDF)
- Le fichier contient toutes les charges actives avec leurs paramètres
Rapports disponibles
- Budget mensuel : Total des charges fixes par mois
- Évolution annuelle : Comparaison année N vs année N-1
- Répartition par catégorie : Analyse des postes de dépense
- Prévisionnel : Projection sur 6 ou 12 mois
Bonnes pratiques
Centralisez toutes vos charges récurrentes
Même les petits abonnements à 5-10€/mois doivent être enregistrés. Vous aurez une vision complète de vos engagements financiers mensuels.
Revoyez vos abonnements régulièrement
Tous les 6 mois, passez en revue vos charges fixes. Certains abonnements peuvent être inutilisés ou remplaçables par des solutions moins chères.
Activez les alertes
Les notifications par email vous évitent les oublis de paiement et les pénalités de retard, notamment pour le loyer et les charges sociales.
Préparez votre trésorerie
Consultez le calendrier des charges à venir pour anticiper vos besoins de trésorerie, surtout en début de mois où se concentrent souvent plusieurs échéances.
Prochaines étapes
- Découvrez les factures fournisseurs pour les charges variables
- Explorez les rapports financiers pour analyser vos dépenses totales
- Consultez l'échéancier pour une vue consolidée de tous vos paiements
- Configurez les catégories comptables pour mieux organiser vos charges