Gestion des catégories
Organisez vos transactions, clients et documents avec un système de catégories flexible et coloré. Simplifiez votre comptabilité et vos analyses financières.
Vue d'ensemble
Les catégories vous permettent de :
- Classer vos transactions par type de dépense ou revenu
- Segmenter vos clients selon leur profil
- Organiser vos factures et documents
- Générer des rapports par catégorie
- Analyser visuellement vos finances
- Faciliter votre export comptable
Types de catégories
Catégories de revenus
Classez vos sources de revenus
- Ventes de produits
- Prestations de services
- Commissions
- Subventions
- Autres revenus
Catégories de dépenses
Organisez vos charges par poste
- Fournitures et matériel
- Marketing et publicité
- Frais de déplacement
- Abonnements logiciels
- Charges de personnel
Catégories clients
Segmentez votre portefeuille client
- Clients VIP
- Clients réguliers
- Prospects
- Clients inactifs
- Partenaires
Catégories de projets
Classez vos projets et missions
- Développement web
- Conseil stratégique
- Formation
- Maintenance
- R&D
Créer une catégorie
Accédez aux paramètres
Menu Paramètres > Catégories
Sélectionnez le type
Choisissez : Revenus, Dépenses, Clients, Projets ou Factures
Cliquez sur Nouvelle catégorie
Bouton Ajouter une catégorie
Remplissez les informations
Complétez le formulaire :
- Nom : Nom de la catégorie (ex: "Marketing digital")
- Description : Détails et usage (optionnel)
- Couleur : Choisissez une couleur d'identification
- Icône : Sélectionnez une icône (optionnel)
- Code comptable : N° de compte PCG (optionnel)
- Catégorie parente : Pour créer une hiérarchie (optionnel)
Enregistrez
La catégorie est immédiatement disponible pour vos transactions
Système de couleurs
Les couleurs facilitent l'identification visuelle rapide :
Bleu
Ventes, services
Vert
Revenus récurrents
Rouge
Charges importantes
Orange
Charges variables
Violet
Investissements
Rose
Marketing
Jaune
À valider
Gris
Divers
Hiérarchie et sous-catégories
Créer une structure à plusieurs niveaux
Organisez vos catégories en arborescence pour plus de détail :
Avantages de la hiérarchie
- Analyses détaillées : Vue globale par catégorie parent + détail par sous-catégorie
- Flexibilité : Ajoutez des sous-catégories sans changer la structure
- Export comptable : Mapping facilité vers votre plan comptable
- Rapports personnalisés : Niveau de granularité ajustable
Assigner des catégories
Lors de la création
Assignez une catégorie directement lors de la création :
- Nouvelle transaction : Sélectionnez la catégorie dans le menu déroulant
- Nouveau client : Choisissez son segment
- Nouvelle facture : Catégorisez automatiquement selon le type
Modification individuelle
- Ouvrez l'élément à catégoriser
- Cliquez sur Modifier
- Sélectionnez la nouvelle catégorie
- Enregistrez
Modification en masse
Pour catégoriser plusieurs éléments simultanément :
- Cochez les éléments souhaités dans la liste
- Cliquez sur le menu Actions en masse
- Sélectionnez Changer la catégorie
- Choisissez la catégorie à appliquer
- Validez : tous les éléments sélectionnés sont mis à jour
Catégorisation automatique
Règles d'auto-catégorisation
Créez des règles pour catégoriser automatiquement :
Créez une règle
Paramètres > Catégories > Règles automatiques
Définissez les conditions
Exemples :
- Si fournisseur contient "Amazon" → Catégorie "Fournitures"
- Si description contient "Google Ads" → Catégorie "Publicité"
- Si montant > 5000€ → Catégorie "Investissements"
Activez la règle
La règle s'applique automatiquement aux nouvelles transactions
Intelligence artificielle
Le système apprend de vos catégorisations manuelles :
- Analyse de vos assignations passées
- Détection de patterns récurrents
- Suggestions automatiques avec score de confiance
- Amélioration continue de la précision
Filtrage et recherche
Filtrer par catégorie
Dans toutes les listes (transactions, clients, factures...) :
Recherche multi-catégories
Combinez plusieurs catégories pour des analyses poussées :
- Mode OU : Affiche les éléments de catégorie A OU B
- Mode ET : Affiche les éléments avec catégorie A ET B (si multi-catégorisation activée)
- Exclusion : Affiche tout SAUF la catégorie X
Analyses et rapports
Graphiques par catégorie
Visualisez la répartition de vos finances :
Graphique circulaire
Répartition en pourcentage de vos dépenses ou revenus par catégorie
Graphique en barres
Comparaison des montants par catégorie sur une période
Rapports détaillés
- Dépenses par catégorie : Tableau avec total, moyenne et évolution
- Revenus par catégorie : Analyse de vos sources de revenus
- Comparaison temporelle : Mois vs mois, année vs année
- Export comptable : Données structurées par catégorie pour votre expert-comptable
Modifier et supprimer des catégories
Modifier une catégorie
- Allez dans Paramètres > Catégories
- Trouvez la catégorie à modifier
- Cliquez sur Modifier
- Changez le nom, la description, la couleur ou le code comptable
- Enregistrez : tous les éléments existants sont automatiquement mis à jour
Supprimer une catégorie
Attention : action irréversible
Avant de supprimer une catégorie utilisée, vous devrez :
- Soit réassigner tous les éléments vers une autre catégorie
- Soit fusionner avec une catégorie existante
- Soit confirmer la suppression et laisser les éléments sans catégorie
Import et export de catégories
Exporter vos catégories
Sauvegardez votre structure de catégories :
- Allez dans Paramètres > Catégories
- Cliquez sur Exporter
- Format CSV ou Excel avec toutes les informations
- Utile pour backup ou partage avec expert-comptable
Importer des catégories
Créez plusieurs catégories en une seule fois :
- Préparez un fichier CSV avec colonnes : Nom, Description, Couleur, Code comptable
- Cliquez sur Importer
- Sélectionnez votre fichier
- Vérifiez l'aperçu
- Validez l'import
Bonnes pratiques
Commencez simple, affinez progressivement
Démarrez avec 5-10 catégories principales. Ajoutez des sous-catégories au fil du temps selon vos besoins d'analyse.
Utilisez des noms clairs et cohérents
Préférez des noms explicites comme "Publicité en ligne" plutôt que "Pub web". Cela facilite le partage avec votre comptable et votre équipe.
Alignez avec votre plan comptable
Ajoutez les codes du Plan Comptable Général (PCG) à vos catégories. Cela simplifiera grandement votre export comptable de fin d'année.
Utilisez les couleurs de manière cohérente
Adoptez une convention : par exemple, toutes les charges en rouge/orange, tous les revenus en bleu/vert. L'identification visuelle sera immédiate.
Prochaines étapes
- Découvrez comment utiliser les catégories dans les factures fournisseurs
- Explorez les rapports financiers par catégorie
- Consultez l'analyse des revenus et coûts avec filtres par catégorie
- Configurez l'import automatique avec catégorisation intelligente