Gestion documentaire
Centralisez, organisez et sécurisez tous vos documents comptables et commerciaux dans une bibliothèque numérique accessible partout et à tout moment.
Vue d'ensemble
Le module de gestion documentaire vous permet de :
- Stocker tous vos documents (factures, contrats, justificatifs...)
- Organiser par dossiers et catégories
- Rechercher rapidement n'importe quel document
- Partager des documents avec votre équipe ou comptable
- Sécuriser avec des contrôles d'accès
- Conserver un historique de toutes les versions
Types de documents
Documents comptables
- Factures clients et fournisseurs
- Devis et bons de commande
- Relevés bancaires
- Justificatifs de dépenses
- Déclarations fiscales
Documents juridiques
- Contrats clients et fournisseurs
- Statuts et K-bis
- Assurances professionnelles
- Baux commerciaux
- Documents RH
Documents clients
- Briefs et cahiers des charges
- Comptes-rendus de réunion
- Livrables et rapports
- Attestations et certificats
- Correspondances importantes
Documents administratifs
- Courriers officiels
- Notifications URSSAF/Impôts
- Attestations diverses
- Procès-verbaux
- Archives légales
Ajouter des documents
Upload simple
Accédez à la bibliothèque
Menu principal Documents
Sélectionnez le dossier
Naviguez vers le dossier où ranger le document
Uploadez
Cliquez sur Ajouter un document ou glissez-déposez
Complétez les métadonnées
Renseignez les informations :
- Nom du document
- Description (optionnel)
- Catégorie ou tags
- Date du document
- Lié à un client/projet (optionnel)
Upload multiple
Téléversez plusieurs documents simultanément :
- Sélectionnez plusieurs fichiers (Ctrl+Clic ou Cmd+Clic)
- Glissez-déposez un dossier complet
- Les documents sont uploadés en parallèle
- Assignez les métadonnées communes à tous
- Complétez individuellement si nécessaire
Organisation avec dossiers
Créer une arborescence
Organisez vos documents en structure de dossiers :
Gestion des dossiers
- Créer : Bouton "Nouveau dossier" avec nom et description
- Déplacer : Glissez-déposez les dossiers pour réorganiser
- Renommer : Clic droit > Renommer
- Supprimer : Supprime le dossier et son contenu (avec confirmation)
- Partager : Définissez les permissions par dossier
Tags et catégories
Système de tags
Ajoutez des tags pour une recherche transversale :
Avantages des tags
- Multi-tagging : Un document peut avoir plusieurs tags
- Recherche rapide : Filtrez par un ou plusieurs tags
- Tags personnalisés : Créez vos propres tags au besoin
- Auto-complétion : Suggestions basées sur vos tags existants
Recherche de documents
Recherche textuelle
Trouvez rapidement n'importe quel document :
Recherche dans le nom
Trouvez par nom de fichier, même partiel
Recherche full-text
Recherche dans le contenu des PDF et documents texte
Recherche par tags
Filtrez par un ou plusieurs tags
Recherche par date
Date du document ou date d'upload
Filtres avancés
Combinez plusieurs critères de recherche :
- Type de fichier : PDF, Excel, Word, Images...
- Taille : Documents < 1 Mo, entre 1-5 Mo, > 5 Mo
- Créé par : Utilisateur ayant uploadé le document
- Lié à : Client, projet, facture spécifique
- Statut : Brouillon, validé, archivé
Prévisualisation et téléchargement
Visionneuse intégrée
Visualisez vos documents sans les télécharger :
Téléchargement
- Téléchargement simple : Clic sur pour un document
- Téléchargement multiple : Sélectionnez plusieurs docs, téléchargez en ZIP
- Téléchargement de dossier : Archive ZIP de tout un dossier
Partage et collaboration
Partager un document
Sélectionnez le document
Clic droit sur le document ou bouton Partager
Choisissez le type de partage
- Lien public : Accessible sans connexion (optionnel avec mot de passe)
- Utilisateurs internes : Membres de votre équipe
- Email externe : Envoi par email à un contact externe
Définissez les permissions
- Lecture seule : Consultation uniquement
- Téléchargement : Peut télécharger le fichier
- Modification : Peut remplacer par une nouvelle version
Options avancées
Date d'expiration du lien, nombre de téléchargements max, notification à chaque accès
Collaboration en équipe
- Commentaires : Ajoutez des commentaires sur chaque document
- Mentions : Mentionnez un collègue avec @nom
- Notifications : Alertes lors de modifications ou commentaires
- Historique : Qui a accédé au document et quand
Versioning et historique
Gestion des versions
Chaque mise à jour d'un document crée une nouvelle version :
- Version actuelle toujours accessible
- Historique complet des versions précédentes
- Possibilité de restaurer une ancienne version
- Comparaison entre deux versions (pour certains formats)
- Nom du modificateur et date de chaque version
Par Jean Dupont • 15 nov 2024 14:32
Par Marie Martin • 12 nov 2024 09:15
Par Jean Dupont • 08 nov 2024 16:45
Sécurité et conformité
Contrôle d'accès
Chiffrement des données
Tous les documents sont chiffrés en transit (SSL) et au repos (AES-256)
Permissions granulaires
Définissez qui peut voir, télécharger ou modifier chaque document
Logs d'audit
Traçabilité complète : qui a accédé, modifié ou partagé chaque document
Conservation légale
Pour les documents soumis à obligations légales de conservation :
- Durée de conservation : Définissez la période légale (3, 5, 10 ans...)
- Protection contre suppression : Documents verrouillés pendant la période
- Horodatage : Preuve de date de création et modifications
- Archivage automatique : Déplacement vers zone d'archive après expiration
Intégrations
Liaison avec les transactions
Liez automatiquement les documents aux éléments associés :
- Facture client → PDF de la facture
- Facture fournisseur → Justificatif reçu
- Client → Contrat, brief, livrables
- Transaction bancaire → Justificatif de paiement
Signature électronique
Faites signer vos documents directement depuis l'application :
- Sélectionnez le document à faire signer
- Cliquez sur Demander une signature
- Ajoutez les signataires (email)
- Définissez l'ordre de signature (séquentiel ou parallèle)
- Les signataires reçoivent un email avec lien sécurisé
- Une fois signé, le document est automatiquement mis à jour
Bonnes pratiques
Nommez vos fichiers de manière cohérente
Adoptez une convention : Type_Client_Date (ex: Facture_ABC_2024-11-15.pdf). Cela facilite la recherche et le tri.
Créez une structure de dossiers logique
Organisez par année, puis par type de document. Évitez trop de niveaux (3-4 maximum) pour ne pas vous perdre.
Utilisez les tags pour la recherche transversale
Les tags permettent de retrouver rapidement tous les documents "Urgent" ou "À signer" quel que soit leur emplacement dans l'arborescence.
Nettoyez régulièrement
Archivez ou supprimez les documents obsolètes. Gardez votre bibliothèque propre et vos recherches rapides.
Sauvegardez vos documents importants
Bien que notre système soit sécurisé avec sauvegardes quotidiennes, conservez une copie locale de vos documents les plus critiques (contrats, documents légaux).
Prochaines étapes
- Découvrez comment lier des documents aux factures fournisseurs
- Explorez la gestion des clients pour organiser les documents par client
- Consultez les notes pour annoter vos documents
- Configurez les permissions pour contrôler l'accès