Notes et annotations
Ajoutez des notes à vos clients, factures et transactions pour centraliser toutes vos informations importantes. Collaborez avec votre équipe grâce aux mentions et conservez un historique complet.
Vue d'ensemble
Le système de notes vous permet de :
- Ajouter des annotations sur clients, factures, devis et transactions
- Distinguer les notes publiques (visibles par le client) et privées (internes)
- Mentionner vos collaborateurs avec @ pour les notifier
- Rechercher rapidement dans toutes vos notes
- Conserver un historique complet et horodaté
- Filtrer par type, auteur ou date
Types de notes
Notes publiques
Visibles par vos clients sur leur espace personnel ou les documents
- Apparaissent sur les factures
- Visibles dans l'espace client
- Informations importantes
- Instructions spéciales
Notes privées
Réservées à votre usage interne, invisibles pour les clients
- Strictement internes
- Rappels et mémos
- Problèmes rencontrés
- Historique des échanges
Attention aux notes publiques
Les notes publiques sont visibles par vos clients. Assurez-vous de ne jamais y inclure d'informations confidentielles ou de commentaires internes.
Ajouter des notes
Notes sur clients
Ouvrez la fiche client
Allez dans Clients et sélectionnez le client concerné
Accédez à l'onglet Notes
Cliquez sur l'onglet Notes et historique
Rédigez votre note
Cliquez sur Ajouter une note, rédigez votre texte
Choisissez la visibilité
Cochez Note privée pour la rendre interne uniquement
Enregistrez
Validez pour ajouter la note à l'historique du client
Cas d'usage pour les notes clients
Préférences client
Mode de contact préféré, horaires...
Historique des échanges
Appels téléphoniques, emails importants
Alertes importantes
Retards de paiement, litiges, problèmes
Conditions spéciales
Remises négociées, modalités particulières
Notes sur factures
Ajoutez des notes directement sur vos factures pour documenter des informations importantes :
- Ouvrez la facture depuis la liste des factures
- Dans le panneau latéral, cliquez sur Ajouter une note
- Les notes publiques apparaissent en bas de la facture PDF
- Les notes privées sont visibles uniquement dans votre interface
Exemples de notes sur factures
Rechercher dans les notes
Recherche globale
Accédez à la recherche
Utilisez la barre de recherche globale en haut de l'interface
Tapez votre recherche
Saisissez un mot-clé ou une phrase présente dans vos notes
Filtrez les résultats
Activez le filtre Notes uniquement pour cibler votre recherche
Accédez au contexte
Cliquez sur un résultat pour voir la note dans son contexte (client, facture...)
Filtres avancés
Affinez votre recherche avec des filtres puissants :
Par type
Notes clients, factures, devis, transactions
Par auteur
Trouvez les notes créées par un utilisateur spécifique
Par période
Aujourd'hui, cette semaine, ce mois, personnalisé
Par étiquette
Si vous avez ajouté des tags à vos notes
Mentions d'équipe
Notifier vos collaborateurs
Utilisez le symbole @ pour mentionner un membre de l'équipe dans une note :
- Dans le champ de texte d'une note, tapez @
- Une liste des utilisateurs de votre équipe apparaît
- Sélectionnez la personne à mentionner
- Elle recevra une notification par email et dans l'application
- La mention est mise en évidence dans la note
Collaboration en temps réel
Les mentions permettent de centraliser la communication au sein de l'application. Plus besoin d'emails internes pour discuter d'un client ou d'une facture !
Historique des notes
Consulter l'historique
Chaque entité (client, facture, devis) conserve l'historique complet de ses notes :
- Chronologie complète : Toutes les notes dans l'ordre chronologique
- Horodatage précis : Date et heure de création
- Auteur identifié : Qui a écrit la note
- Modifications trackées : Historique des éditions
Gérer les notes existantes
Modifier
Éditez une note existante
Épingler
Mettez en avant les notes importantes
Supprimer
Effacez les notes obsolètes
Notes épinglées
Épinglez les notes les plus importantes pour qu'elles restent visibles en haut :
- Survolez une note existante
- Cliquez sur l'icône épingler
- La note apparaît désormais en haut de la liste
- Idéal pour les informations critiques ou les rappels urgents
Notes sur transactions
Documenter vos opérations
Ajoutez des notes à vos transactions bancaires pour mieux comprendre vos mouvements :
Clarification
Expliquez une transaction inhabituelle
Catégorisation
Ajoutez des précisions sur la nature
Alerte
Signalez une erreur ou un doublon
Suivi
Notez les actions à entreprendre
Étiquettes et organisation
Ajouter des tags
Organisez vos notes avec un système d'étiquettes personnalisé :
- Lors de la création d'une note, ajoutez un ou plusieurs tags
- Créez vos propres étiquettes : Urgent, à suivre, Validé, En attente...
- Filtrez ensuite par tag pour retrouver rapidement vos notes
- Codez vos tags par couleur pour une identification visuelle rapide
Notes automatiques
Système de journalisation
Le système génère automatiquement des notes pour certaines actions importantes :
- Changement de statut : Facture validée, payée, annulée
- Modifications : Mise à jour de montants, dates d'échéance
- Communications : Emails envoyés, documents téléchargés
- Paiements : Réception d'un paiement, remboursement
Traçabilité complète
Les notes automatiques créent un journal d'audit complet de toutes les actions effectuées sur vos documents. Elles ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
Export des notes
Exporter pour archivage
- Allez dans Paramètres > Export de données
- Sélectionnez Notes dans les types de données
- Choisissez la période et les filtres
- Téléchargez au format CSV ou PDF
Utilité de l'export
- Archivage légal : Conservation des échanges pour la comptabilité
- Analyse : Étude des problèmes récurrents
- Reporting : Rapport d'activité pour la direction
- Sauvegarde : Copie de sécurité externe
Bonnes pratiques
Soyez précis et concis
Rédigez des notes claires et directes. Datez les informations importantes et incluez le contexte nécessaire pour que vos collègues comprennent sans explication supplémentaire.
Utilisez les tags systématiquement
Créez un système de tags cohérent dans votre équipe et utilisez-le systématiquement. Cela facilite grandement la recherche et le suivi.
Faites attention aux notes publiques
Relisez toujours vos notes publiques avant validation. Elles seront visibles par le client et doivent refléter votre professionnalisme.
Nettoyez régulièrement
Archivez ou supprimez les notes obsolètes pour garder un historique pertinent et éviter la surcharge d'informations.
Prochaines étapes
- Découvrez les clients pour gérer vos relations commerciales
- Explorez les factures pour créer et envoyer vos documents
- Consultez les rapports pour analyser votre activité
- Configurez les notifications pour ne rien manquer