Factures fournisseurs
Gérez l'ensemble de vos factures fournisseurs avec import automatique par email, reconnaissance OCR intelligente, catégorisation et suivi des échéances de paiement.
Vue d'ensemble
Le module de factures fournisseurs centralise tous vos documents comptables entrants :
- Import automatique depuis vos emails
- Upload manuel de factures PDF
- Reconnaissance OCR des informations clés
- Catégorisation comptable automatique
- Échéancier de paiement intelligent
- Alertes de paiement
Méthodes d'import
Import automatique
Connectez vos comptes email (Gmail, Outlook, Yahoo, IMAP) pour une importation automatique
- Scan toutes les heures
- Détection automatique
- OCR automatique
Upload manuel
Téléversez vos factures directement depuis votre ordinateur
- Formats PDF acceptés
- Glisser-déposer
- Import multiple
Scan mobile
Photographiez vos factures papier avec votre smartphone
- Photo facture papier
- Envoi par email
- OCR sur image
Importer des factures par email
Configuration initiale
Connectez votre compte email
Allez dans Factures fournisseurs et cliquez sur Connecter un compte email
Choisissez votre fournisseur
Sélectionnez Gmail, Outlook, Yahoo ou IMAP selon votre messagerie
Autorisez l'accès
Connectez-vous et autorisez l'accès en lecture seule à vos emails
Import automatique
Le système scanne vos emails des 30 derniers jours puis synchronise toutes les heures
Fonctionnement de la détection
Le système scanne vos emails et détecte automatiquement les factures selon ces critères :
- Mots-clés dans l'objet ou le corps : "facture", "invoice", "bill", "échéance", "payment due"
- Pièces jointes PDF : Fichiers PDF attachés à l'email
- Expéditeurs connus : Liste de fournisseurs récurrents
Upload manuel de factures
- Accédez à Factures fournisseurs
- Cliquez sur Ajouter une facture
- Choisissez Upload fichier
- Glissez-déposez vos PDF ou cliquez pour parcourir
- Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers simultanément
- Le système lance automatiquement l'OCR sur chaque fichier
- Vérifiez les informations détectées
- Validez l'import
Reconnaissance OCR
La technologie OCR (Optical Character Recognition) extrait automatiquement les données clés de vos factures :
Numéro de facture
Identifiant unique de la facture
Montant TTC
Montant total à payer
Date d'échéance
Date limite de paiement
Nom du fournisseur
Identification automatique
Vérification recommandée
L'OCR est très précis (95%+ de réussite) mais il est recommandé de vérifier les informations extraites, notamment le montant et la date d'échéance, avant validation.
Catégorisation comptable
Organisez vos factures avec des catégories pour simplifier votre comptabilité :
Catégories prédéfinies
Créer vos propres catégories
- Allez dans Paramètres > Catégories
- Sélectionnez le type Factures fournisseurs
- Cliquez sur Nouvelle catégorie
- Définissez le nom, la description et la couleur
- Assignez un code comptable (optionnel)
Échéancier de paiement
L'échéancier vous aide à suivre toutes vos factures à payer :
Statuts des factures
En attente
Facture reçue, paiement à effectuer
Échue
Date d'échéance dépassée
Payée
Paiement effectué et enregistré
Annulée
Facture annulée ou avoir émis
Marquer une facture comme payée
- Ouvrez la facture dans l'échéancier
- Cliquez sur Marquer comme payée
- Renseignez :
- Date du paiement
- Moyen de paiement (virement, chèque, carte, espèces)
- Référence de paiement (optionnel)
- Validez
Alertes de paiement
Recevez des notifications automatiques :
- 7 jours avant échéance : Rappel de paiement à venir
- Le jour de l'échéance : Alerte paiement du jour
- Facture échue : Notification quotidienne tant que non payée
Recherche et filtrage
Recherche textuelle
Recherchez par numéro de facture, fournisseur ou description
Filtre par statut
Affichez uniquement les factures en attente, payées ou échues
Filtre par catégorie
Filtrez par type de dépense
Filtre par période
Par date d'échéance ou date de réception
Export et rapports
Exporter vos factures
- Sélectionnez les factures à exporter (ou toutes)
- Cliquez sur Exporter
- Choisissez le format :
- Excel : Tableau détaillé avec toutes les colonnes
- CSV : Format compatible comptabilité
- PDF : Rapport imprimable
Rapports disponibles
- Factures par catégorie : Répartition des dépenses
- Évolution mensuelle : Graphique des dépenses par mois
- Top fournisseurs : Classement par montant total
- Analyse TVA : Récapitulatif de la TVA déductible
Bonnes pratiques
Importez régulièrement
Connectez votre email professionnel pour un import automatique. Vous ne manquerez aucune facture et l'échéancier sera toujours à jour.
Vérifiez les données OCR
Prenez quelques secondes pour vérifier le montant et la date d'échéance extraits automatiquement. Une erreur peut impacter votre trésorerie.
Catégorisez vos factures
Une bonne catégorisation facilite l'export comptable et vous permet de mieux analyser vos dépenses par poste.
Suivez votre trésorerie
Consultez régulièrement l'échéancier pour anticiper vos besoins de trésorerie et éviter les retards de paiement.
Prochaines étapes
- Découvrez l'intégration email pour automatiser l'import
- Explorez les catégories comptables pour organiser vos dépenses
- Consultez les rapports financiers pour analyser vos charges
- Configurez les charges fixes pour les factures récurrentes