Documentation

Gestion des factures

Gérez l'intégralité de vos factures : visualisation, modification, envoi, suivi des paiements et relances automatiques. Un tableau de bord complet pour ne rien perdre de vue.

Brouillon

Factures en cours de création, non envoyées

En attente

Factures envoyées, paiement en attente

Payée

Factures réglées intégralement

En retard

Factures impayées après échéance

Liste des factures

La liste des factures vous donne une vue d'ensemble de toutes vos factures avec :

  • Numéro de facture (généré automatiquement)
  • Client concerné
  • Date d'émission et date d'échéance
  • Montant HT et TTC
  • Statut actuel (brouillon, envoyée, payée, en retard...)
  • Actions rapides (voir, modifier, envoyer, supprimer)

Rechercher et filtrer

Recherche

Recherchez par :

  • • Numéro de facture
  • • Nom du client
  • • Montant exact ou fourchette
  • • Référence personnalisée

Filtres

Filtrez par :

  • • Statut (brouillon, payée, en retard...)
  • • Période (ce mois, ce trimestre, année...)
  • • Client spécifique
  • • Montant (min/max)

Actions sur les factures

Visualiser une facture

Affichez le rendu final de la facture tel que le client le recevra. Vous pouvez :

  • Voir le PDF complet avec votre logo et personnalisation
  • Vérifier les informations avant envoi
  • Imprimer directement depuis le navigateur

Modifier une facture

Attention aux modifications

Vous ne pouvez modifier que les factures au statut "Brouillon". Une fois envoyée, une facture ne peut plus être modifiée (conformité légale). Créez plutôt un avoir ou une facture rectificative.

Envoyer une facture

Envoyez la facture par email au client en un clic :

Email automatique

Un email personnalisé est généré avec la facture en PDF joint. Vous pouvez personnaliser le message avant envoi.

Confirmation d'envoi

Le système change automatiquement le statut en "Envoyée" et enregistre la date d'envoi pour le suivi.

Suivi de lecture

Recevez une notification quand le client ouvre l'email et consulte la facture.

Télécharger le PDF

Téléchargez la facture au format PDF pour :

  • L'archiver localement
  • L'envoyer manuellement au client
  • La joindre à votre comptabilité
  • L'imprimer

Supprimer une facture

Suppression impossible

Vous ne pouvez supprimer que les factures "Brouillon" jamais envoyées. Les factures envoyées doivent être conservées par obligation légale. Pour annuler une facture, créez un avoir (facture d'annulation).

Suivi des paiements

Marquez les factures comme payées manuellement ou laissez le système le faire automatiquement lors du rapprochement bancaire.

1

Marquer comme payée

Cliquez sur "Marquer comme payée", entrez la date et le moyen de paiement (virement, chèque, espèces...).

2

Rapprochement automatique

Si vous importez vos transactions bancaires, le système rapproche automatiquement les paiements avec les factures correspondantes.

3

Paiements partiels

Gérez les paiements en plusieurs fois. Le système calcule le solde restant et met à jour le statut automatiquement.

Relances automatiques

Le système envoie automatiquement des relances pour les factures impayées :

Relance 1

J+7 après échéance
Email de rappel amical avec facture jointe

Relance 2

J+15 après échéance
Email plus ferme avec date limite de paiement

Relance 3

J+30 après échéance
Mise en demeure officielle

Personnalisation des relances

Vous pouvez personnaliser les délais et les messages des relances dans les paramètres. Il est également possible de désactiver les relances automatiques pour certains clients.

Exports et rapports

Export de factures

Exportez vos factures pour votre comptable ou votre archivage :

  • Export Excel : liste des factures avec tous les détails
  • Export PDF groupé : téléchargez plusieurs factures en ZIP
  • Export comptable : format compatible avec les logiciels comptables

Rapports disponibles

Rapport CA

Chiffre d'affaires par période, évolution, comparaison année N vs N-1

Rapport paiements

Taux de paiement à temps, délai moyen de paiement, impayés

Rapport client

Top clients, CA par client, évolution par client

Rapport TVA

TVA collectée par taux, déclaration trimestrielle, export pour CA3

Actions en masse

Gagnez du temps avec les actions groupées :

  • Envoi groupé : envoyez plusieurs factures en une seule fois
  • Téléchargement groupé : téléchargez plusieurs PDF en ZIP
  • Marquage groupé : marquez plusieurs factures comme payées
  • Export sélectif : exportez uniquement les factures sélectionnées

Bonnes pratiques

À faire

  • Envoyez vos factures rapidement après prestation
  • Vérifiez le statut des paiements chaque semaine
  • Activez les relances automatiques
  • Exportez régulièrement pour votre comptable
  • Archivez les PDF localement

À éviter

  • Modifier une facture déjà envoyée
  • Supprimer des factures payées
  • Oublier de marquer les paiements reçus
  • Envoyer sans vérifier les informations
  • Négliger les relances

Prochaines étapes